프로젝트는 왜 지연되는가?

여러분이 이전에 경험했던 프로젝트, 아니면 지금 수행 중인 프로젝트의 일정은 어떠셨나요?

약속한 일정에 약속했던 기능들을 모두 지키셨나요?

지금 프로젝트가 지연되고 있습니까?

야근과 철야로 점철된 폭주 모드로 일을 하는데도 프로젝트는 지연되고 있습니까?

왜? 도데체 왜? 프로젝트가 매번 지연되는 것일까요?

머.. 운이 좋았거나 능력이 너무 좋아서 프로젝트 일정을 칼 같이 맞추는 회사들도 있긴 하지만 많은 프로젝트들이 일정을 초과하거나 취소되는 것이 우리의 현실입니다.

이러한 프로젝트의 일정 지연에 대해 연구와 통계 자료가 작성된 이래로 수많은 방법론이 제시되었고 일부 프로젝트의 정시 준수율이 개선되기도 했지만 여전히 많은 프로젝트는 지연되고 있습니다.

그렇다면 프로젝트는 왜 지연되는 것일까요?

많은 이유들이 있을 수 있겠지만 TOC나 다른 방법론에서 얘기하는 지연 사유는 아래와 같은 요소들을 고려하고 있습니다.

1. 머피의 법칙

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머피의 법칙은

If anything can go wrong, it will

즉, 잘못될 여지가 있는 일은 꼭 그렇게 된다는 법칙입니다. 이것은 변동성에 관해 우리가 인식하는 하나의 현상입니다.

변동은 일반원인 변동과 특수원인 변동으로 나뉘는데, 일반원인 변동은 일어날 수 밖에 없는 것입니다. 우리는 일정을 수립할 때 이러한 변동을 이미 경험상으로 인식하고 있기 때문에 그에 대한 대비를 하고 있지만 효과적으로 대비하지는 못하는 경우가 많습니다.

실제적으로는 이러한 변동이 발생하지 않는다는 가정하에서 계획을 세우는 경우가 훨씬 많습니다.

2. 학생 증후군

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학생 증후군은 시간적으로 여유가 있어서 미리 작업할 수 있음에도 불구하고, 마감일이 닥쳐서야 작업을 작업을 시작하는 현상을 말합니다.

이러한 증후군은 사람이 기본적으로 게으르고 편한 것을 추구하기 때문에 나타나는 현상으로 우리가 커오면서 조금만 추억을 떠올려보면 쉽게 생각해 낼 수 있는 아주 보편적인 현상입니다.

개학일이 다가와서야 방학동안 밀려있던 일기를 쓰고, 방학숙제를 하고, 대학교에서 리포트 마감일이 닥쳐서야 도서관에 갔던 추억을 모두 한번 이상은 가지고 있을 것입니다.

이러한 학생 증후군 때문에 우리가 프로젝트를 추정하고 계획을 할 때 여유시간을 암암리에 숨기고 계획을 세운다고 해도 시간이 부족해지는 것입니다.

이 학생 증후군은 파킨슨의 법칙과 맞물려 아주 놀라운 상승 효과를 나타내고 이러한 효과의 누적은 프로젝트가 지연되는 가장 큰 원인을 제공합니다.

3. 멀티 태스킹

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우리가 회사에서 일을 하면서 하나의 프로젝트만 수행하는 경우는 흔치 않습니다. 2개 이상의 프로젝트에 걸쳐서 작업을 수행하는 경우도 무수히 많습니다.

하나의 프로젝트만 수행한다고 하더라도 프로젝트에 관련된 작업만을 하는 것은 아닙니다. 문서 작성, 메일 응대, 회의 등 무수히 많은 작업이 동시 다발적으로 발생합니다.

이 경우에 사람이 하나의 자원이라고 가정하였을 때, 자원에 대해 여러 프로젝트 또는 여러 작업간에 경합이 일어나고, 이를 해소하기위해 시간을 나누어 진행하는 것이 프로젝트 장기화(지연)의 고질적 원인입니다.

아래의 그림을 보시면

3개의 작업을 가정하였을 때 순차적으로 작성할 경우 그 우선순위에 따라 순차적으로 빠른 시간안에 제출할 수 있지만 3개의 작업을 동시에 진행한다고 가정하였을 경우 각 작업의 산출물은 결국에는 3개의 작업을 모두 합한 기간 그 이상의 기간이 걸려서야 제출된다는 것입니다.

실제적으로 멀티태스킹 작업을 수행할 때에는 각 작업 사이의 전환시간 즉, 다음 작업을 위한 준비 시간에 머피의 법칙이 상승 작용을 일으킨다면 그 지연은 예측할 수 없고 통제할 수 있는 범위를 벗어나기도 합니다.

4. 파킨슨 법칙

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파킨슨의 법칙은 당신에게 어떤 작업을 수행하는데 1시간이 주어졌을 때 해당 작업을 5분만에 끝낸다고 하더라고 그 보고는 1시간에 맞춰서 보고하는 것을 말합니다.

즉, 종료된 과업보고를 미루는 현상을 파킨슨 법칙이라고 말합니다.

이러한 현상은 전체 프로젝트에서 일정 단축의 효과는 누적되지 못하고 일정 지연의 효과만 누적시키게 됩니다.

파킨슨 법칙이 발생하는 가장 큰 이유는 정책 즉, 성과지표 때문입니다.

우리는 많은 경우 지연에 대한 벌은 있지만 일정 단축에 대한 상은 없습니다.

가장 안좋은 경우는 일정이 단축된 경우 다음 일정 추정에서 이전에 단축된 일정을 해당 개인 또는 조직의 능력으로 산정하여 리소스를 배정한다는 것입니다.

개인 또는 조직의 능력은 변동성이 대단히 큰 단위이므로 이에 대한 고려 없이 일정을 배정할 경우 다음에 일정의 준수 확률은 예측할 수 없습니다.

파킨슨 법칙은 일정 단축과 일정 지연에 대한 패러다임을 바꾸고 그 성과 측정 지표를 바꾸지 않는 한 사라지지 않습니다.

많은 방법론들이 위 4가지 문제를 해결하기 위해 많은 방법들을 제시하고 있습니다.

예를 들면 Scrum은 위의 문제점들을 Product backlog와 Sprint로 해결하려고 합니다.

TOC에서는 CCPM이라는 방법을 제시하고 있습니다.

하지만 그 많은 방법론 중 어떤 것이 정답이라고 말할 수 없는 것이 현실입니다.

여러분은 위와 같은 문제를 인식하고 계시나요?

인식하고 계시다면 해결을 위해 어떤 노력을 하고 계시나요?